英語ビジネスメールの書き方を徹底解説！よく使うフレーズや活用できるツールをご紹介

2024-05-30

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「英文のビジネスメールが苦手…」と悩んでいる人が多くます。
英語コーチの筆者のもとにも、

短い文章でも時間がかかりすぎる…
相手のメールと比べて文章がかたい…
内容が相手に正確に伝わるか不安…

このような相談を寄せられます。

メールはテキストコミュニケーションなので、失礼がないかの確認は重要です。
ただほかの業務もあると、メールばかりに時間をかけられないですよね。

そこで今回は、英文ビジネスメールに関する以下の点を解説します。

この記事でわかること

英語のビジネスメールを書くコツ
ビジネスメールに使えるフレーズ
便利な無料ツール
ビジネスメールの書き方が学べる英会話スクール

✓この記事の筆者と信頼性

✓大手英語コーチングスクールのコーチとして在職中
✓メディアライター

留学経験、英語コーチングスクールのコーチとしての経験に基づき英語学習の情報発信をしています。>>>執筆者リスト

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英語のビジネスメールを書く3つのコツ

まずは英語でビジネスメールを書く際の3つのコツをご紹介します。

ビジネスメールを書くコツ

要件がわかる件名を書く
ポイントを最初に伝える
失礼のないフォーマルな文章で書く

それぞれ簡単に解説します。
すぐに具体的なフレーズを知りたい人はビジネスメールに使えるフレーズまで進んでください。

要件がわかる件名を書く

良いメールは件名で要件が理解できます。

忙しい相手も要件がわかれば、”いま読むべきか”の判断ができます。
後述する例文を参考に、相手に配慮したシンプルでわかりやすい件名を作成しましょう。

メールの目的を最初に伝える

メールの本文では、最初に目的を伝えることが重要です。

全体像が最初にわかれば、認識の相違が減ります。
スムーズなやり取りを通じて、お互いに仕事がしやすく、良好な関係を築きましょう。

失礼のないフォーマルな文章で書く

ビジネスのメールで特に初めての相手には、失礼のないフォーマルな文章で書きましょう。

もちろん堅苦しい表現を好まない人もいます。
ただし関係が良くなるまでは、くだけた表現を避けることをおすすめします。

それぞれの表現例は、次の表の通りです。

スクロールできます

フォーマルな表現	くだけた表現
Dear Mr. Smith,	Hi John,
I am writing to request a report of~~ (〇〇に関するレポートを依頼したくメールしました)	Can you send me a report? （〇〇のレポートを送ってください）
This email is to confirm~~ （〇〇についてお伝えします）	Just confirming~~ （〇〇のお知らせ）
I look forward to your reply. （ご返信をお待ちしています）	Can you get back to me soon? （なるべく早く返信ください）

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ビジネスメールに使える英語のフレーズ

ここからはビジネスメールで使えるフレーズをご紹介します。

件名で使えるフレーズ

件名では次のフレーズを使うと伝わりやすくなります。

内容	フレーズ
確認する	Confirmation of ~~
お知らせする	Notification of~~
問い合わせをする	Inquiry about ~~
お礼をする	Thank you for ~~
招待する	Invitation to ~~
質問する	Qustion about ~~

メールの内容が簡潔に伝わるように書く
”Urgent（緊急）”は相手にプレッシャーを与えるため使わない

宛名に使えるフレーズ

件名では主に次の2つが使われます。

Dear Mr. / Ms. ~~
(〇〇様)

To whom it may concern
(ご担当者様)

男性の場合はMr.、女性の場合はMs.をつける
くだけた表現（”Hi”や”John-san”など）は関係が深まるまでは避ける
相手の名前がわからない場合は”To whom it may concern”を使う

導入文で使えるフレーズ

導入文では相手に簡潔にメールの目的を伝えることが重要です。

【自己紹介】
I am Taro Yamada, working at ABC Company as a Sales Representative.
（私はABCカンパニーで営業をしている山田太郎と申します）

【メールの目的を伝える】
The purpose of this email is to ~~
（今回メールを差し上げた目的は～～）

初めての相手には簡単な自己紹介文を添える
本文の内容を簡単に伝える

本文で使えるフレーズ

本文ではメールの目的によって、次のフレーズが使えます。

スクロールできます

目的	フレーズ
打ち合わせの依頼	I would like to schedule a meeting with you.
期限を提示する	We kindly request your cooperation in submitting the report by April 4th.
添付ファイルを見てもらう	Please find attached the file you requested.
提案をする	We would like to propose a reduction in communication expenses(通信費の削減).
質問をする	Let me ask you some questions about your product.
見積もりを依頼する	Please prepare a quote based on the following conditions.
嬉しいお知らせをする	We are delighted to announce you that ～～
悪い知らせをする	We regret to inform you that ～～

締めの文章で使えるフレーズ

メールの締めでは次のようなフレーズが使えます。

Thank you for your cooperation.
（引き続きよろしくお願いいたします。）

We look forward to your response.
（ご返信をお待ちしています。）

If you need any further information, please do not hesitate to contact us.
（ご不明な点があればお気軽にご連絡ください。）

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筆者がメール作成時に活用するツール

筆者も初めての相手に対しフォーマルな文章を送る際、失礼のない表現を確認します。
その場合に活用するツールは次の2点です。

筆者が使うツール

Chat GPT
DeepL

いずれも適切な表現がわかるため、伝え方に困ったときに活用できます。
簡単に使い方をご紹介します。

Chat GPTで例文を作成してもらう

Chat GPTとは人と対話しているような文章を、AIがチャット形式で生成してくれるツールです。

Chat GPTに対して次の指示をすると、以下の文章を返してくれました。

【プロンプト（Chat GPTへの指示）】
”昨日の打ち合わせで初めて会った人にお礼のメールを送りたいと考えています。英語で例文を100文字程度で作成してください。”

【Chat GPTの解答】
Subject: Appreciation for Our First Meeting

Dear [クライアントの名前],

I wanted to express my gratitude for our meeting yesterday. It was a pleasure to meet you and discuss [話題]. I’m looking forward to working together.

Best regards,
[あなたの名前]

最も手軽に文章を作成したいときは、Chat GPTがおすすめです。

DeepLで翻訳する

DeepLは日本語の文章を、英訳してくれるサイトです。

「メールの文章は自分で考えたい」という人に、DeepLがぴったりです。

【文章（日本語）】
”昨日はお時間をいただきありがとうございました。
一緒にお話ができたことで、課題が明確になりました。
次の打ち合わせでは、解決策をご提案いたします。
引き続きよろしくお願いいたします。”

【DeepLの翻訳】
Thank you for your time yesterday.

It was a pleasure to talk with you and we were able to clarify some of the issues.
We will propose a solution at our next meeting.

Thank you for your continued cooperation.

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ビジネスメールの書き方が学べる英会話スクール

最後にビジネスメールの書き方を学べる英会話スクールをご紹介します。

無料で便利な機能があるのに、有料で学ぶ必要あるの…？

このような声もあるかもしれません。

英語を学ぶ必要はあります！
便利なツールを使っても、そのアウトプット(返された文章)が正しいかを、最後に判断するのはあなたです。

ツールに頼るだけでなく、自分で適切な表現を学び、自信をもってメールを送信しましょう。

レアジョブ英会話

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おすすめポイント	国内最大級の安定感
料金(最低料金・通常プラン)	月々4,980～
レッスン回数	月8回 or 毎日25分
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講師	フィリピン人・日本人
教材	日常会話・ビジネス・中高生・子供向け多数
通信システム	オリジナルレッスンシステム
無料体験レッスン	2回分

ビジネスメールに適切な表現を学びたい！

このような人にはレアジョブが最適です。

ビジネスシーンで適切な表現を学べる教材が豊富
わからないことを日本語で学べる日本人講師も在籍

メールだけでなくビジネスで使える英語力を伸ばすなら最適のスクールです。

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レッスン回数	1日1回～
受講可能時間	5:00〜25:00
講師	フィリピン人
教材	ビジネス英会話
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最後に

今回は英語のビジネスメールを書くコツやフレーズの例、便利なサービスをご紹介しました。

メールはフォーマルな文章が求められるため、時間がかかることもあります。

今回ご紹介したツールを使うことでメール作成にかかる時間を短縮できます。

ただしツールが作成した文章の正しさや適切さを判断するのはあなたです。
相手に失礼がないか不安な状態で送るのではなく、自信をもって送信できるように英語力を身につけましょう。

今回紹介したスクールでは無料体験も受け付けているので、まずは気軽に参加してみてはいかがでしょうか。

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